Pentru a ne asigura de bunul mers al listării şi de o colaborare productivă trebuie să parcurgem câţiva paşi simpli.

Schema de mai jos relevă întocmai această procedură.

editare workflow

Semnarea contractului

Veţi primi un contract şi două anexe pe adresa d-voastră de e-mail, le semnaţi şi stampilaţi, iar apoi le trimiteţi scanate pe e-mailul nostru office@editarediplome.ro. Acesta este primul şi cel mai important pas deoarece listarea se face doar pe baza acestor acte, semnate şi ştampilate. 

Fişierele excel

După semnarea contractului veţi putea descărca fişierele excel, pe care trebuie să le completaţi pentru listarea diplomelor, de pe site-ul nostru la secţiunea Fişiere Excel, secţiune vizibilă doar după logarea pe site cu contul d-voastră. Vă rugăm să verificaţi corectitudinea datelor introduse deoarece nu răspundem de eventualele erori de conţinut.

Fişierele excel trebuie completate respectând următoarele specificaţii:

      • Pentru diacritice se va folosi setul de caractere Romanian Legacy;
      • Fonturile acceptate: Arial,Times New Roman sau Verdana.
      • Toate datele din fişier vor fi formatate de tip TEXT;
      • Nu se acceptă modificări ale capului de tabel pentrul fişiere;
      • În fişiere nu se folosesc Caractere Speciale şi nici funcţii ca Split, Freez sau Formatări ale celulelor;
      • Corectură text (spaţii în plus/în minus, greşeli de scriere);
      • Preferinţe de formatare: scriere cu litere mari/mici, "-" în câmpurile necompletate, formula de adresare ("-rei” ”-ra”/ “-lui” ”-l”), notă (cu virgulă, cu punct, cu procent) - acestea vor fi menţionate în anexa contractului;
      • Fişierele vor fi salvate astfel:

                                  Dacă folosiţi Microsoft Excel, tipul fişierului va fi : Microsoft Excel 5.0/95;

                                  Dacă folosţí Open Office, tipul fişierului va fi: Microsoft Excel 97/2000/XP.      

Urcarea fişierelor pe platforma Editare Diplome

Fişierele excel odată completate pot fi urcate pe platforma nostră online editarediplome.ro la secţiunea Fişierele Mele prin crearea unui cont. Utilizând această platformă sunteţi în permanenţă informaţi de stadiul listării.

Statusurile de listare a diplomelor sunt:

  • Fişier nou: după logarea în cont veţi putea adăuga un fişier nou de import care va fi trimis către noi pentru verificare;
  • Fişier respins: în cazul în care mai aveţi de făcut anumite modificări la fişier după verificare;status3
  • Fişier ok: fişierul este corect completat, nu sunt modificări de efectuat sau a fost deja corectat în urma instrucţiunilor noastre;
  • Diplome primite: după ce fişierele au fost verificate şi corectate, ne livraţi diplomele prin intermediul firmei CARGUS; acest status apare în momentul în care diplomele intră în posesia noastră;
  • Aşteptare confirmare de listare: înainte de a lista un model de diplomă se face o listare de probă,  diploma o să fie trimisă scanată în format pdf pe e-mailul d-voastră pentru verificare;
  • Acum listăm diplomele!: după ce avem confirmarea că listarea de probă corespunde cerinţelor şi indicaţilor d-voastră vom lista şi restul de diplome; această procedură se repetă pentru fiecare fişier/model de diplomă în parte;
  • Diplome listate: acest status o să vă apară în momentul în care toate modele de diplomă, sau după caz, suplimentele, borderourile sunt listate şi pregătite de livrare;
  • Diplome expediate: acest status apare după ce coletul cu diplome a fost preluat de către CARGUS şi este în drum spre d-voastră.

Verificarea fişierelor

După ce fişierele au fost urcate pe platforma Editare Diplome vor fi verificate de echipa noastră. Pentru a avea fişiere completate corect vă rugăm să respectaţi specificaţiile menţionate la punctul Fişierele Excel. Dacă fişierele mai au nevoie de modificări sau sunt corect completate o să vă anunţăm prin statusul listării diplomelor, astfel fişierul excel poate fi respins (în cazul în care mai aveţi de făcut corecturi) sau ok (fişierul este corect completat, nu aveţi de făcut modificări sau a fost deja corectat în urma instrucţiunilor noastre). Pe lângă verificarea dacă instrucţiunile de completare ale fişierelor excel au fost respectate, alte aspecte importante pe care le urmărim atunci când verificăm fişierele sunt:

  • Dacă toate înregistrările sunt importate în aplicaţie;
  • Verificare CNP masculin/feminin;
  • Verificare nume instituţie şi denumiri lungi;
  • Corectură text (dacă acest serviciu a fost contractat anterior, în caz contrar modificările la fişier le veţi face d-voastră în urma instrucţiunilor primite).

Expedierea diplomelor

Următorul pas după ce fişierele au fost verificate şi corectate este de a ne trimite diplomele prin intermediul partenerului nostru CARGUS; deasemenea veţi primi pe e-mail şi un Proces Verbal pe care trebuie să îl completaţi şi să îl trimiteţi odată cu diplomele.

Tot ce aveţi d-voastră de făcut este să pregătiţi coletul ţinând cont de următoarele instrucţiuni:

  • Puneţi diplomele şi Procesul Verbal într-o cutie de carton pentru a nu se îndoi;
  • Ambalaţi coletul într-o folie de plastic pentru a le proteja de umezeală;

 

După ce coletul este gata de transport o să stabilim împreună data şi ora la care doriţi ca acesta să fie ridicat de curier, iar demersurile pentru contactarea curierului o să le facem noi.

Confirmarea primirii diplomelor

În momentul în care primim diplomele o să vă anunţăm de acest lucru prin schimbarea statusul listării în Diplome Primite pe platforma online Editare Diplome. Ulterior, trimitem Procesul Verbal de primirea a diplomelor, semnat şi ştampilat pe e-mailul d-voastră.

Listarea de probă

După ce avem tipizatele o să facem o listare de probă, această diplomă o să fie trimisă pe e-mailul d-voastră pentru verificare. După prima diplomă listată este deseori nevoie de setări la aşezarea în pagină, deplasarea unor câmpuri care nu se suprapun exact cu câmpurile diplomei, dar toate acestea vor fi remediate pentru restul diplomelor listate.

Acceptul de listare

Aşteptarea confirmării de listare este un alt punct în procesul de listare al diplomelor. Abia după ce avem confirmarea că diploma listată de probă corespunde specificaţiilor d-voastră vom lista şi restul diplomelor. Acest proces se repetă pentru fiecare fişier/model de diplomă în parte.

Listarea diplomelor

 Acest pas se referă la listarea propriu-zisă a diplomelor.

Livrarea coletului

După ce toate diplomele, suplimentele descriptive şi borderourile sunt listate, coletul o să fie pregătit şi livrat către d-voastră prin intermediul firmei CARGUS. Împreună cu aceste documente veţi primi şi un Procesul Verbal, completat de noi, în care o să aveţi trecute seriile diplomelor, numărul de pagini listate pentru fiecare diplomă în parte, numărul suplimentelor descriptive şi a borderourilor listate, diplomele anulate (menţionând modelul, seria şi numărul diplomei), dar şi numărul total de pagini listate. Acest Proces Verbal trebuie să-l trimiteţi înapoi semnat şi ştampilat.

Confirmarea de primire

Curierul o să livreze coletul la adresa d-voastră. Confirmaţi primirea diplomelor prin trimiterea Procesului Verbal (primit împreună cu diplomele), semnat şi ştampilat, pe adresa office@editarediplome.ro

Plata

După ce avem Procesul Verbal semnat şi ştampilat o să vă emitem factura fiscală pentru a putea efectua plata. Termenul de plată este de 10 zile de la primirea facturii.